Tietosuojaseloste
Arvostamme ja olemme sitoutuneet suojaamaan asiakkaidemme ja muiden palveluidemme käyttäjien yksityisyyttä. Tämä on Haitor Oy:n asiakasrekisterin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, jota käytetään rekisteröityjen informoimiseen henkilötietojen käsittelystä. Viimeisin muutos 30.4.2021.
Rekisterinpitäjä
Haitor Oy
Y-tunnus 0469643-9
Viljelijäntie 8
00410 HELSINKI
+358 10 320 6400
www.haitor.com
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kristian Korppi
kristian.korppi@haitor.com
+358 40 574 9248
Rekisterin nimi
Haitor Oy:n asiakasrekisteri.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinointiin ja kehittämiseen, palveluiden ja tuotteiden tarjoamiseen, myyntiin ja toimittamiseen, asiakkaiden profilointiin, asiakaspalautteiden keräämiseen sekä palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen ja laskutukseen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi sekä pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot rekisteristä. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on joko se, että:
- rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a) tai
- käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b) tai
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- henkilön perustiedot ja yhteystiedot (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot (organisaatio, henkilön asema tai tehtävänimike, organisaation toimipaikkakunta ja postiosoite, organisaation toimiala, asiakasnumero)
- henkilön suoramarkkinointiluvat ja kiellot
- yrityksen ostohistoria ja laskutustiedot
- muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanon tarvittavan ajan. Perustelluista syistä henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään arkistointitarkoituksessa (esimerkiksi sopimukset).
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään mm. haitor.com-sivuston lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Rekisteröidyn edustaman yrityksen tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta. Tietoja voidaan myös päivittää hankkimalla asianmukaisia päivityspalveluja niitä tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Haitor Oy:n käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista uutiskirjetyökalun palveluntarjoajaa. Tietoja ei luovuteta Haitor Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi uutiskirjetyökaluun palveluiden markkinoinnin mahdollistamiseksi. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä uutiskirjetyökalusta.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Haitor Oy:n teknisen toteutuksen (esim. pilvipalvelut) varmistamiseksi tarpeellista. Tällöin tietoja siirretään rekisterinpitäjän toimesta vain tahoille, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia tavoilla, joilla varmistetaan riittävä tietosuoja henkilötietojen käsittelylle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjänä Haitor Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkistusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
